El Gobierno del Estado emitió los lineamentos que regirán al Archivo Contable Gubernamental y al Registro y Valuación del Patrimonio, instrumentos que permitirán la custodia y conservación de la documentación contable y un inventariado de las propiedades de los entes públicos de Tlaxcala.

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Aunque a nivel estatal no ha sido edificado el inmueble que albergará todo ese soporte informativo, el Gobierno del Estado ya emitió las reglas que deberán seguir todos los entes públicos, y quienes tengan a su custodia o manejen propiedades, adquisiciones, donaciones, compras, ventas y desincorporación de inmuebles, muebles y obras públicas.

Con ello, habrá una certeza en el uso y aplicación del recurso público al momento de comprar bienes muebles o inmuebles, pero también de su destino y de su uso hasta que las autores decidan su baja o su desincorporación como parte del patrimonio.
A través del Periódico Oficial del Gobierno del Estado fueron definidos los preceptos fundamentales sobre los aspectos técnicos para el registro y valuación del patrimonio de los entes públicos.

De esa forma habrá un control del destino del presupuesto gubernamental, y se convertirá en una herramienta fundamental en la medición y control de resultados.

Los entes públicos están obligados a registrar los estados financieros, sus efectos, financieros, transacciones y otros sucesos, así como los bienes muebles e inmuebles, y almacenes físicos que contendrán herramientas, maquinarias, equipos, productos o mercancías, es decir, artículos, piezas y todo aquello con características de incobrabilidad para su cancelación.

En los inventarios que elaborarán los entes públicos serán incluidos los bienes inmuebles, muebles e intangibles, que se refiere a las propiedades físicas y la documentación del monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial, comercial, intelectual y otros.

El documento señala que la vida útil del patrimonio debe revisarse periódicamente y, si las expectativas actuales varían significativamente de las estimaciones previas, deben ajustarse los cargos en los períodos que restan de vida útil.

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Señala que los terrenos y los edificios son activos independientes y se tratarán contablemente por separado, incluso si han sido adquiridos conjuntamente, y que a excepción de minas, canteras y vertederos, los terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no se deprecian.

Dice que la determinación del grado de deterioro y en su caso, del destino final del bien, será conforme a las disposiciones y procedimientos aplicables al tipo de bien (activo) de que se trate, emitidas por la autoridad competente en materia de bienes, en cada orden de gobierno.

En el caso de las obras públicas (los trabajos para construir, instalar, ampliar, adecuar, remodelar, restaurar, conservar, mantener, modificar y demoler bienes inmuebles), establece que deberá incluir documentos de la elaboración de proyectos, la propia construcción y la supervisión, así como de los gastos y costos.

Indica que para el caso de la baja de bienes por pérdida, extravío, robo o siniestro y no localizados, entre otros, se registrará mediante abono a la cuenta de Activo no circulante que se afecte y cargo a la cuenta Disminución de Bienes por Pérdida u Obsolescencia.

Aclara que en caso de no conocerse el valor de adquisición de algún bien podrá ser asignado para fines de registro contable por el área que designe la autoridad competente del ente público, considerando el valor de otros bienes con características similares.

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El Archivo Contable Gubernamental tiene como fin facilitar a los entes públicos el registro y fiscalización de los activos, pasivos, ingresos y gastos, para contribuir a medir la eficacia, economía y eficiencia del gasto e ingreso públicos.

Eso permitirá la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos.

Los lineamientos publicados en el Periódico Oficial del Gobierno de Tlaxcala permitirán la custodia y conservación de la documentación contable, que se refiere a registros justificativos y comprobatorios como libros de contabilidad, manuales de contabilidad, disposiciones emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable, estados financieros e informes periódicos oficiales y la información generada por el sistema de contabilidad gubernamental.

El periodo de guarda y custodia de la documentación contable será de seis años, a excepción de inmuebles, activos que amparen bienes muebles e intangibles, tales como mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, software, entre otros, incluyendo los recibidos en donación, que deberán conservarse hasta su baja.

También la documentación contable aportada dentro de procedimientos administrativos o jurisdiccionales pendientes de resolución, para la formulación de querellas o denuncias ante el Ministerio Público o como soporte o comprobatoria para la atención de observaciones de entes fiscalizadores pendientes de solventar o en seguimiento o controversias de cualquier índole.

Los entes públicos deberán adoptar las medidas técnicas, administrativas, ambientales y tecnológicas, así como los procedimientos que garanticen la conservación y seguridad de la documentación contable. Para los de tipo electrónico los entes públicos establecerán las medidas necesarias para su actualización y conservación.

Los lineamientos entrarán en vigor a partir del uno de enero de 2024.